1. Inleiding Door het schrijven van dit privacy statement wil Ruth HELPT zich houden aan de in de AVG gestelde wetgeving.
2. Begrippen In dit statement komen de volgende begrippen aan bod: AVG - Algemene Verordening Gegevensbescherming Bezoeker - iemand die via internet de website van Ruth HELPT bekijkt. Betrokkene - iemand die met Ruth HELPT of onderaannemer(s) in contact is. Cliënt- iemand die via de gemeente of rechtstreeks bij Ruth HELPT terecht komt voor begeleiding. Database - beveiligde, online plek om digitaal gegevens te kunnen opslaan en beheren. Derden - een ieder die bij een cliënt betrokken is en van belang voor de begeleiding (zoals andere instanties of familie). Gerechtvaardigd belang - een rechtvaardiging van het verwerken van de gegevens, waarbij het belang van het verwerken groter is dan het belang van de cliënt om het niet te verwerken. Indicatie- toewijzing van zorg/begeleiding door een gemeente Indicatieverstrekker - de gemeente die de indicatie van een cliënt afgeeft. Onderaannemer - een PO-er die een overeenkomst heeft met Ruth HELPT om begeleiding te kunnen bieden via de WMO. Persoonsgegevens - elk gegeven dat te herleiden is tot een persoon. PO-ers - Professional Organizer Rapportage - verslaglegging van de begeleiding (en voortgang daarvan). Registreren - het opslaan van gegevens Verwerken - het bewerken van gegevens en/of gegevens doorgeven aan de desbetreffende PO-er Verwerkingsverantwoordelijke- diegene die bij Ruth HELPT verantwoordelijk is voor het verwerken van de gegevens. Wettelijke verplichting - verplichting die de overheid oplegt, zoals een wettelijke termijn van het bewaren van betalingsgegevens.
3. Organisatie Ruth HELPT is een organisatie die door middel van Professional Organizing mensen wil helpen in een situatie van wanorde naar orde. Dat doet zij door middel van het aanbrengen van orde en structuur en het begeleiden in het maken van keuzes. Via het onderaannemerschap zet Ruth HELPT Professional Organizers (PO-ers) in om zoveel mogelijk begeleiding via de WMO te kunnen bieden.
4. Persoonsgegevens In een beveiligde database verwerkt Ruth HELPT de volgende gegevens. Van cliënten: Voorletters, voornaam, achternaam cliënt Adres, postcode, woonplaats cliënt Telefoonnummer (huis en/of mobiel) cliënt BSN cliënt Geboortedatum cliënt Indicatie nr cliënt E-mail cliënt Zorginhoudelijke gegevens cliënt die noodzakelijk zijn voor de begeleiding Gegevens van derden cliënt (naam, e-mail en telefoongegevens) Voortgangsrapportage van PO-er over cliënt Aantekeningen nav begeleiding cliënt
Alle gegevens zullen na het aflopen van de indicatie niet zichtbaar/non-actief worden (sommigen direct verwijderd) en een paar wettelijke toegestane gegevens zullen daarna 7 jaar moeten worden bewaard.
Gegevens van derden en de onderaannemers worden in een lokale en digitale beveiligde omgeving opgeslagen en verwerkt.
5. Doelen registratie en verwerking Het belangrijkste doel van het verwerken en registreren is een zo goed mogelijke dienstverlening te kunnen bieden. Ruth HELPT heeft te maken met indicaties toegewezen door gemeenten en derhalve is de wettelijke grondslag voor het registreren en verwerken van de persoonsgegevens de wettelijke verplichting. Sommige gegevens verstrekt door de cliënt zelf (zoals bijv een e-mailadres) heeft een gerechtvaardigd belang en een enkele is nodig voor het goed kunnen uitvoeren van een overeenkomst die met de onderaannemer of de gemeente bestaat. (Voor details kunt u het verwerkingsregister raadplegen.)
Ruth HELPT verwerkt de gegevens met grote zorgvuldigheid en louter alleen voor het hierboven genoemde doel. Zij heeft technische en organisatorische maatregelen genomen voor een passende beveiliging van de gegevens.
6. Verstrekking gegevens De gemeente verstrekt Ruth HELPT de meeste gegevens en de gegevens die nodig zijn voor contact en begeleiding zal Ruth HELPT aan de verantwoordelijke PO –er verstrekken. Verder zullen gegevens in het digitale dossier worden ingevoerd waar een verwerkersovereenkomst mee is afgesloten, derhalve de verwerking en privacy te kunnen waarborgen. Andere gegevens zullen alleen verstrekt worden in overleg met de cliënt.
7. Toegang en rechten Binnen het digitale dossier heeft de desbetreffende PO-er alleen toegang tot de cliënten waar hij/zij verantwoordelijk voor is. De verwerkingsverantwoordelijke van Ruth HELPT is verantwoordelijk voor het verwerken van de meeste gegevens binnen het dossier, behalve voor de rapportage mbt de cliënt. Daar is de begeleider (PO-er) verantwoordelijk voor.
Zowel cliënten als onderaannemers hebben recht op informatie over welke gegevens van hen worden verwerkt en geregistreerd. Deze kunnen dit dan ook bij Ruth HELPT opvragen.
De indicatieverstrekker heeft het recht om te weten wat de status van de voortgang is en wat de wel-/niet behaalde doelen zijn.
8. Website Ruth HELPT ziet en gebruikt van de statistieken van de website alleen de aantallen en de voorkeuren van een groep bezoekers. De bezoekers zijn niet gespecificeerd en niet persoonlijk te traceren (door Ruth HELPT). Zij maakt dan verder geen gebruik van persoonlijke informatie op dit gebied.
9. Klachten en vragen verwerkingsverantwoordelijke Iedere betrokkene die van mening is dat Ruth HELPT dit regelement niet naleeft of die een klacht heeft ten aanzien van de verwerking of registratie van de persoonsgegevens kan schriftelijk zijn/haar klacht indienen bij de directie of verwerkingsverantwoordelijke van Ruth HELPT. Hetzelfde geldt voor vragen rondom de verwerking van persoonsgegevens.
10. Slot Mocht u bij het lezen van dit privacy statement onvolkomenheden tegenkomen, hopen wij dat u Ruth HELPT daarvan op de hoogte zult stellen.
